Slik lager du et flytskjema
Et flytskjema viser en prosess steg for steg. Det kan hjelpe deg med å få oversikt, se sammenhenger og forklare en arbeidsprosess på en tydelig måte.
Du kan bruke flytskjema i oppgaver, gruppearbeid og praksisnære problemstillinger innen bygg, takst og eiendom.
Når er et flytskjema nyttig?
Et flytskjema passer godt når du skal:
- vise rekkefølgen i en arbeidsprosess
- forklare hva som skjer i ulike trinn
- synliggjøre valg og beslutninger
- avklare ansvar og oppgaver
- oppdage om noe mangler i prosessen
- presentere en komplisert prosess på en enkel måte
Du kan for eksempel lage et flytskjema over arbeidsprosessen i en prosjektoppgave, et byggeprosjekt eller et takseringsoppdrag.
Slik går du frem
Start med å bestemme hvilken prosess du vil beskrive. Det er ofte enklere å lage en enkel skisse før du begynner å utforme selve flytskjemaet.
1. Finn start og slutt
Hva setter prosessen i gang, og når er den ferdig? Startpunktet kan for eksempel være en henvendelse fra en kunde. Sluttpunktet kan være at en rapport er levert eller et prosjekt er avsluttet.
2. Skriv ned hovedtrinnene
Lag en liste over de viktigste aktivitetene i riktig rekkefølge. Hold formuleringene korte og konkrete. Du trenger ikke ta med alle små detaljer. Målet er å vise hovedprosessen på en måte som er lett å følge.
3. Finn valg og beslutninger
Noen steder i prosessen må du kanskje ta stilling til et spørsmål før du kan gå videre.
Det kan for eksempel være:
- Er dokumentasjonen tilstrekkelig?
- Må det innhentes mer informasjon?
- Er det behov for en ny kontroll?
- Kan saken avsluttes?
Vis tydelig hvilke veier prosessen kan ta etter en beslutning.
4. Koble trinnene sammen
Bruk piler for å vise retningen i prosessen. Sørg for at det er enkelt å se hvilket trinn som kommer etter det forrige. Prøv å unngå at pilene krysser hverandre. Dersom skjemaet blir uoversiktlig, kan det være bedre å dele prosessen inn i flere mindre flytskjemaer.
5. Kontroller flyten
Les gjennom skjemaet fra start til slutt.
Spør deg selv:
- Kommer trinnene i riktig rekkefølge?
- Er det tydelig hva som skjer etter en beslutning?
- Mangler det et viktig steg?
- Vil andre forstå prosessen uten en lang forklaring?
Be gjerne en annen person om å se på flytskjemaet. Da oppdager du lettere uklare formuleringer eller manglende forbindelser
Vanlige symboler i et flytskjema
Du trenger ikke bruke mange ulike symboler. Disse fire er ofte nok:
- Oval: viser start eller slutt
- Rektangel: viser en aktivitet eller et arbeidssteg
- Rombe: viser et valg eller en beslutning
- Pil: viser hvilken retning prosessen går
Bruk de samme symbolene på samme måte gjennom hele skjemaet. Det gjør det lettere å forstå.
Verktøy du kan bruke
Du kan tegne et enkelt flytskjema for hånd eller lage det digitalt. I Word og PowerPoint kan du bruke figurer, piler og koblingslinjer. Du kan også bruke Canva eller andre verktøy for diagrammer og prosesskart.
Velg et verktøy som gjør det enkelt å flytte på elementene, endre teksten og koble trinnene sammen. Verktøyet er mindre viktig enn at flytskjemaet er ryddig og lett å forstå. Et godt flytskjema skal gjøre en prosess enklere å forstå – ikke mer komplisert.
Support
Send inn ditt spørsmål her, så svarer vi deg så raskt vi kan! Responstid er innen 24 timer på ukedager og 48 timer i helger. Husk at du også kan sende spørsmål til din studiekoordinator via læringsplattformens meldingsfunksjon.
